Nach unserer jüngsten Networking-Veranstaltung im Tokyo American Club mit einer Reihe japanischer Fachleute für Ethik und Compliance erhielten wir eine Reihe von interessanten Fragen zu Verhaltenskodizes, globalen Durchsetzungskulturen und praktischen Herausforderungen im Bereich Governance. Da wir nicht genug Zeit hatten, um alle Fragen live zu beantworten, hat sich Dean Rogers, Senior Vice President für APAC bei LRN, mit Ty Francis MBE, Mitglied des Führungsteams und Chief Advisory Officer bei LRN, zusammengesetzt, um sie in diesem schriftlichen Q&A erneut zu stellen.
Frage 1 – Dean Rogers:
Inwieweit sollten Unternehmen von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern verlangen, dass sie dieselben ethischen und Compliance-Standards einhalten wie sie selbst?
Antwort – Ty Francis MBE:
Sie sollten von Ihren Lieferanten erwarten, dass sie dieselben Grundsätze einhalten, auch wenn sie nicht immer dieselben Richtlinien befolgen. Was zählt, ist die Übereinstimmung in Bezug auf Werte und Ergebnisse. Der Verhaltenskodex-Bericht 2025 zeigt, dass das Management von Drittanbietern mittlerweile in über 80 % der führenden Kodizes vorkommt und als Risikothema weiter an Bedeutung gewinnt.
Ein starker Ansatz umfasst drei praktische Schritte:
- Legen Sie unverhandelbare Bedingungen fest.
Betrug, Bestechung, Schutz der Menschenrechte, Umgang mit Daten und Erwartungen hinsichtlich der Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen sollten immer für Partner gelten. - Stufen Sie Ihre Erwartungen ein und passen Sie sie an.
Ein kleiner Logistikdienstleister benötigt andere Unterlagen als ein multinationaler Distributor. Passen Sie Ihre Erwartungen proportional zum Risiko an. - Integrieren Sie Überwachungsmaßnahmen in die Geschäftsbeziehung.
Regelmäßige Bescheinigungen und regelmäßige Schulungen sind immer empfehlenswert. Lösungen wie Catalyst Supplier von LRN, unsere neue Managementplattform, die Unternehmen bei der Schulung und Verwaltung ihrer Drittanbieter unterstützt, können Ihren Verhaltenskodex und Ihre Ethikschulungen umsetzen und umfassen Funktionen für die Registrierung von Lieferanten, Onboarding, maßgeschneiderte Schulungen und Berichterstattung, um Unternehmen dabei zu helfen, neue regulatorische Anforderungen im Zusammenhang mit dem Risikomanagement in der Lieferkette zu erfüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Berichtswege aufrechterhalten, um die kulturelle Ausrichtung zu stärken. Erwägen Sie, wichtigen Lieferanten Zugang zu Ihrer Hotline oder einem parallelen Mechanismus zu gewähren.
Es geht nicht darum, anderen Ihren Code aufzuzwingen. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Verhalten entlang der gesamten Wertschöpfungskette Ihre Marke, Ihre gesetzlichen Anforderungen und Ihre Kultur unterstützt.
Frage 2 – Dean Rogers:
Können Sie ein Beispiel für einen idealen Verhaltenskodex nennen, der die acht Schlüsselkomponenten widerspiegelt?
Antwort – Ty Francis MBE:
Die wirksamsten Kodizes umfassen alle acht Dimensionen unseres Rahmens: Tonfall von oben, Werte, Anwendbarkeit, offenes Aussprechen, Risikothemen, Wissensverfestigung, Benutzerfreundlichkeit und Design.
Mehrere Beispiele im Bericht veranschaulichen dies gut:
- Tone from the Top: Der Kodex von Sony enthält eine Botschaft der Unternehmensleitung, die die Unternehmenswerte direkt auf derselben Seite integriert und damit die Grundsätze des Unternehmens bekräftigt.
- Zweck- und Werteorientierung: Die Werte der Shionogi Group sind klar formuliert, und der Kodex enthält Verhaltensweisen, die diese Werte unterstützen.
- Speaking Up: Die Meldeverfahren von Howard Hughes sind klar umrissen, Vertraulichkeit und Anonymität sind gewährleistet, und den Meldenden stehen mehrere Ressourcen zur Verfügung.
- Risikothemen: Die Risikothemen von PG&E sind aufgelistet und logisch gruppiert, wobei auch neue Risiken wie KI berücksichtigt werden, um die Inhalte relevant und aktuell zu halten.
- Wissensverfestigung: Der Kodex von Western Union verwendet Callout-Boxen für Definitionen, Links zu Richtlinien und „Do's and Don'ts“, die das Verhalten mit realen Szenarien in Verbindung bringen.
- Benutzerfreundlichkeit: Der Kodex der Persol Group ist webbasiert und interaktiv, von jedem Gerät aus zugänglich und bietet Analysen zum Nutzerengagement.
- Look & Feel: Das visuelle Design von Electronic Arts nutzt Markenelemente, um Aufmerksamkeit zu erregen und ethische Grundsätze zu bekräftigen.
Diese Beispiele veranschaulichen, wie führende Unternehmen jede Dimension operationalisieren, um effektive, ansprechende und praktische Verhaltenskodizes zu erstellen.
Der ideale Kodex ist nicht der längste oder detaillierteste. Es ist derjenige, den die Mitarbeiter tatsächlich nutzen, verstehen und im Moment der Entscheidung anwenden können.
Frage 3 – Dean Rogers:
Welche konkreten geschäftlichen Vorteile ergeben sich aus der Verbesserung eines Verhaltenskodex, insbesondere für ein privat geführtes Unternehmen?
Ty Francis MBE:
Privatunternehmen unterschätzen oft den strategischen Wert eines modernen Kodex. Für mich stehen drei Vorteile im Vordergrund.
An erster Stelle stehen Risikominderung und bessere Entscheidungsfindung. Die Mitarbeiter verlassen sich zunehmend auf den Kodex als Ressource. Nur 49 % der Mitarbeiter in Japan geben an, den Verhaltenskodex ihres Unternehmens als Ressource genutzt zu haben, verglichen mit 70 % der Befragten weltweit. Dies deutet darauf hin, dass japanische Unternehmen ihre Kodizes als nützliche Ressourcen für ihre Mitarbeiter positionieren und ihnen vermitteln müssen, warum sie dies tun sollten und wie sie leicht auf den Kodex zugreifen können. Besseres Engagement bedeutet weniger Überraschungen.
Der zweite Vorteil ist das Vertrauen von Investoren und Kunden. Selbst private Unternehmen werden von Stakeholdern, Aufsichtsbehörden und Partnern in der Lieferkette bewertet. Ein hochwertiger Kodex signalisiert Reife und Zuverlässigkeit.
Schließlich geht es um kulturellen Zusammenhalt und operative Konsistenz. Japanische Unternehmen legen besonderen Wert auf Harmonie und Klarheit. Ein gut gestalteter Kodex wird zu einem gemeinsamen Bezugspunkt, der die Entscheidungsfindung in allen Geschäftsbereichen stärkt.
Ein moderner Kodex ist ein Unternehmenswert. Er unterstützt die Leistung, schützt die Marke und bereitet das Unternehmen auf zukünftiges Wachstum oder sogar einen zukünftigen Börsengang vor.
Frage 4 – Dean Rogers:
Japan stützt sich bei der Durchsetzung häufig eher auf Arbeitsvorschriften als auf Verhaltenskodizes. Wie können japanische Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kodizes als nützlich und nicht als symbolisch empfunden werden?
Antwort – Ty Francis MBE:
Dies ist eine häufige Herausforderung. Arbeitsvorschriften sind in Japan gesetzlich bindend, sodass Mitarbeiter den Kodex oft als zweitrangig betrachten. Die Lösung besteht darin, den Zweck zu differenzieren. Arbeitsvorschriften schreiben den Mitarbeitern jedoch vor, was sie zu tun haben ... Ein guter Kodex erklärt, warum das Unternehmen so handelt, wie es handelt, und wie Entscheidungen zu treffen sind.
Der 2025 Code of Conduct Report zeigt, dass Usability-Funktionen wie Links zu Richtlinien, Entscheidungsmodelle und Ressourcen, die im Kodex hervorgehoben werden, an Bedeutung gewonnen haben. Diese Funktionen tragen dazu bei, dass ein Kodex eher als praktisches Werkzeug denn als Compliance-Dokument fungiert.
Ich würde empfehlen, klein anzufangen, vielleicht mit drei Ansätzen, die meiner Meinung nach in Japan gut funktionieren würden.
Szenarien verwenden. Die Verwendung von Szenarien ist weltweit mit 30 % nach wie vor gering, aber sie sind eines der effektivsten Instrumente für japanische Mitarbeiter, die kontextbezogene Anleitungen bevorzugen. Als Nächstes würde ich empfehlen, den Kodex in die Kommunikation der Führungskräfte zu integrieren. Die Kommunikation der mittleren Führungsebene ist weltweit eine Schwachstelle: Nur 53 % der Mitarbeiter an der Basis hören von ihrem Vorgesetzten etwas über den Kodex. Die Verbesserung des Engagements der Führungskräfte ist in der hierarchischen Kultur Japans von entscheidender Bedeutung.
Dann würde ich empfehlen, den Kodex mit Zielen und Werten zu verknüpfen, nicht mit Regeln. Dadurch wird der Kodex zu einem kulturellen Leitfaden, der den Mitarbeitern hilft, Situationen zu meistern, in denen Arbeitsregeln allein keine Klarheit schaffen.
Frage 5 – Dean Rogers:
In Japan genehmigen die Vorstände häufig den Kodex, wodurch Aktualisierungen nur langsam erfolgen. Wie können wir die Notwendigkeit von Flexibilität mit Governance in Einklang bringen?
Antwort – Ty Francis MBE:
Der beste Ansatz besteht darin, die Content-Governance von der Content-Pflege zu trennen. Der Vorstand genehmigt die grundlegenden Elemente: Zweck, Werte und Kernverpflichtungen. Das Management pflegt die operativen Elemente: aufkommende Risiken, neue Gesetze, aktualisierte Beispiele und Ressourceninformationen.
Die globalen Daten für 2025 zeigen, dass 45 % der Unternehmen ihre Kodizes inzwischen jährlich in irgendeiner Form aktualisieren, sei es durch eine Botschaft ihres CEO oder durch das Hinzufügen neuer Richtlinien wie KI oder Aktualisierungen der Whistleblower-Gesetze. Dieser Trend nimmt zu, da sich Risiken schneller ändern als die Zyklen des Vorstands. Sie können die Integrität der Governance bewahren und dennoch schnell handeln, indem Sie sich anpassen.
Eine modulare Kodexstruktur mit Abschnitten wie KI, Datenrisiken und Berichtsmechanismen kann regelmäßig aktualisiert werden, ohne dass eine erneute Genehmigung durch den Vorstand erforderlich ist. Der Vorstand sollte sich zurückhalten.
32 % der Unternehmen weltweit verwenden mittlerweile digitale oder webbasierte Kodizes. Dies ermöglicht Aktualisierungen in Echtzeit, während die Kernprinzipien stabil bleiben. Einige Unternehmen nutzen eine klare Governance-Charta. Dabei handelt es sich in der Regel um ein Dokument, das verwendet wird, wenn die Zustimmung des Vorstands erforderlich ist, und das es dem Management ermöglicht, Inhalte unabhängig zu aktualisieren.
Frage 6 – Dean Rogers:
Wie integrieren große Unternehmen Bereiche der regulatorischen Compliance (Produkt, ESG, Handel) in ihre Ethik- und Kulturprogramme? Welche Governance-Modelle verhindern Silos?
Antwort – Ty Francis MBE:
Reife Organisationen wechseln von parallelen Programmen zu einer integrierten Unternehmensführung, die auf gemeinsamen Werten basiert. Die acht Dimensionen eines wirksamen Kodex bieten eine einheitliche Struktur. Drei Modelle funktionieren besonders gut:
- Ein funktionsübergreifender Ethik-Lenkungsausschuss. Vertreter aus den Bereichen Recht, Personalwesen, ESG, Produktentwicklung, Compliance, Betrieb und Risiko treffen sich regelmäßig, um die Abstimmung sicherzustellen. Dieses Modell gewährleistet einheitliche Botschaften, gemeinsame Definitionen und gemeinsame Daten.
- Ein einziger Verhaltenskodex für das Unternehmen Anstelle separater Kodizes für Produktkonformität, ESG und Handel definiert ein einheitlicher Kodex die Grundsätze, unter denen sich spezielle Richtlinien befinden.
- Datengestützte Priorisierung. Führende Unternehmen nutzen Analysen aus Schulungsaktivitäten, Helpline-Trends und der Verwendung des Kodex. Da immer mehr Unternehmen webbasierte Kodexe anbieten, werden Analysen zu einem zentralen Bestandteil des ganzheitlichen Risikomanagements.
Wir sollten betonen, dass es bei der Datenanalyse nicht nur darum geht, Aktivitäten zu messen, sondern auch darum, Ergebnisse zu messen. Das Sammeln von „100 % vollständigen Daten“ ist mittlerweile ein Muss. Es ist das absolute Minimum.
Außerdem geht es bei der Integration nicht um Konsolidierung, sondern um Kohärenz. Wenn Mitarbeiter statt fünf nur eine einzige ethische Stimme hören, wird Compliance zu einem Teil der Unternehmensführung und nicht zu einer weiteren Checkliste.
Frage 7 – Dean Rogers:
Was sollten globale Unternehmen beachten, wenn sie ihre Richtlinien an ethischen Grundsätzen und externen Standards (z. B. RBA) ausrichten, ohne dabei Doppelmoral zu schaffen?
Antwort: Ty Francis MBE:
Der Schlüssel liegt darin, alles in Ihren Werten und Zielen zu verankern und dann die externen Rahmenbedingungen daran auszurichten.
Beginnen Sie mit drei Fragen:
1. Welche ethischen Verpflichtungen definieren uns, unabhängig von geografischen Gegebenheiten? Werte überschreiten Grenzen. Sie sollten überall Ihre Erwartungen bestimmen.
2. Wo ergänzen externe Standards unsere Verpflichtungen? RBA, UNGP und kundenorientierte Anforderungen sollten Ihre Werte stärken, nicht ersetzen.
3. Können Mitarbeiter klar erkennen, wie externe Erwartungen mit unseren internen übereinstimmen? Querverweise, Szenariobeispiele und vereinfachte Links zu Richtlinien helfen, Widersprüche zu vermeiden.
Der Verhaltenskodex-Bericht hebt hervor, dass die Ausrichtung auf Ziele und Werte eine der acht bestimmenden Dimensionen der Wirksamkeit ist. Kodizes, die mit Werten beginnen, vermeiden die Falle inkonsistenter regionaler Erwartungen.
Einige praktische Tipps: Verwenden Sie einen einzigen globalen Kodex mit lokalen Anhängen für rechtliche Abweichungen. Vermeiden Sie es, Standards nur für bestimmte Regionen oder Lieferanten zu verschärfen. Erläutern Sie bei der Einführung externer Rahmenwerke die Gründe dafür, damit die Mitarbeiter die Prinzipien hinter den Regeln verstehen.
Konsistenz schafft Vertrauen. Und Vertrauen schafft eine ethische Kultur.
Frage 8 – Dean Rogers:
Könnten Sie unseren Teilnehmern noch ein paar abschließende Gedanken mit auf den Weg geben?
Antwort – Ty Francis MBE:
Moderne Verhaltenskodizes sind keine statischen Dokumente mehr. Sie sind praktische Hilfsmittel, die Menschen dabei unterstützen, in Echtzeit bessere Entscheidungen zu treffen. Der weltweite Wandel ist eindeutig: Unternehmen, die ihren Kodex als Leitfaden für die Geschäftstätigkeit und nicht als Rechtshandbuch betrachten, verzeichnen ein stärkeres Engagement, eine bessere Unternehmenskultur und weniger Vorfälle.
Vielen Dank an alle in Tokio, die an unserer Veranstaltung teilgenommen und so interessante Fragen gestellt haben. Wir hoffen, dass diese ausführliche Frage-und-Antwort-Runde Ihnen als nützliche Referenz für die Weiterentwicklung Ihrer Programme dient. Wenn Sie eine Folgesitzung mit Dean und seinem Team wünschen, würden sie sich freuen, das Gespräch fortzusetzen. Und ich freue mich darauf, Sie alle bei meiner nächsten Reise im neuen Jahr zu sehen.
