À la suite de notre récent événement de réseautage au Tokyo American Club, auquel ont participé de nombreux professionnels japonais spécialisés dans l'éthique et la conformité, nous avons reçu un certain nombre de questions pertinentes sur les codes de conduite, les cultures mondiales en matière d'application et les défis pratiques liés à la gouvernance. Nous n'avons pas eu le temps d'y répondre en direct, c'est pourquoi Dean Rogers, vice-président senior de LRN pour la région APAC, s'est entretenu avec Ty Francis MBE, membre de l'équipe de direction et directeur des services consultatifs de LRN, afin de les poser à nouveau dans le cadre de cette séance de questions-réponses écrite.
Question 1 - Dean Rogers:
Dans quelle mesure les entreprises doivent-elles exiger de leurs fournisseurs et partenaires commerciaux qu'ils respectent les mêmes normes éthiques et de conformité qu'elles-mêmes ?
Réponse - Ty Francis MBE:
Vous devez attendre des fournisseurs qu'ils respectent les mêmes principes, même s'ils n'appliquent pas toujours les mêmes politiques. Ce qui importe, c'est l'alignement sur les valeurs et les résultats. Le rapport 2025 sur les codes de conduite montre que la gestion des tiers apparaît désormais dans plus de 80 % des principaux codes et continue de gagner en importance en tant que sujet de risque.
Une approche efficace comprend trois étapes pratiques :
- Définissez les éléments non négociables.
Les attentes en matière de fraude, de corruption, de protection des droits de l'homme, de traitement des données et de lutte contre les représailles doivent toujours s'appliquer aux partenaires. - Définissez et adaptez vos attentes.
Un petit prestataire logistique aura besoin d'autres documents qu'un distributeur multinational. Alignez vos attentes proportionnellement au risque. - Intégrez la surveillance dans la relation.
Il est toujours conseillé de procéder à des attestations régulières et d'offrir un accès périodique à la formation. Des solutions telles que Catalyst Supplier de LRN, notre nouvelle plateforme de gestion conçue pour aider les entreprises à former et à gérer leurs fournisseurs tiers, peuvent mettre en œuvre votre code de conduite et votre formation en matière d'éthique, et comprennent des fonctionnalités d'enregistrement des fournisseurs, d'intégration, de formation personnalisée et de reporting afin d'aider les entreprises à se conformer aux nouvelles exigences réglementaires liées à la gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement. Veillez à maintenir des canaux de reporting clairs et à renforcer l'alignement culturel. Envisagez de donner à vos principaux fournisseurs accès à votre service d'assistance téléphonique ou à un mécanisme parallèle.
Il ne s'agit pas d'imposer votre code aux autres. Il s'agit de veiller à ce que les comportements tout au long de la chaîne de valeur soutiennent votre marque, vos exigences légales et votre culture.
Question 2 - Dean Rogers:
Pouvez-vous donner un exemple de code de conduite idéal qui reflète les huit éléments clés ?
Réponse - Ty Francis MBE:
Les codes les plus efficaces intègrent les huit dimensions de notre cadre : ton donné par la direction, valeurs, applicabilité, prise de parole, sujets liés aux risques, renforcement des connaissances, facilité d'utilisation et conception.
Plusieurs exemples dans le rapport illustrent bien cela :
- Ton donné par la direction : le code de Sony comprend un message de la direction qui intègre les valeurs de l'entreprise directement sur la même page, renforçant ainsi les principes défendus par l'entreprise.
- Orientation vers les objectifs et les valeurs : les valeurs du groupe Shionogi sont clairement énoncées et le code comprend les comportements qui soutiennent ces valeurs.
- Libre expression : les procédures de signalement de Howard Hughes sont clairement décrites, la confidentialité et l'anonymat sont garantis et de nombreuses ressources sont mises à la disposition des personnes qui souhaitent signaler un problème.
- Thèmes liés aux risques : les thèmes liés aux risques de PG&E sont répertoriés et regroupés de manière logique, et les risques émergents tels que l'IA sont inclus afin que le contenu reste pertinent et d'actualité.
- Renforcement des connaissances : le code de Western Union utilise des encadrés pour les définitions, les liens vers les politiques et les « choses à faire et à ne pas faire » qui relient les comportements à des scénarios réels.
- Facilité d'utilisation : le code du groupe Persol est basé sur le web et interactif, accessible depuis n'importe quel appareil, et fournit des analyses sur l'engagement des utilisateurs.
- Apparence : la conception visuelle d'Electronic Arts utilise des éléments de marque pour attirer l'attention et renforcer les principes éthiques.
Ces exemples illustrent comment les organisations de premier plan mettent en œuvre chaque dimension afin de créer des codes de conduite efficaces, engageants et pratiques.
Le code idéal n'est pas le plus long ni le plus détaillé. C'est celui que les employés peuvent réellement utiliser, comprendre et appliquer au moment de prendre une décision.
Question 3 - Dean Rogers:
Quels avantages commerciaux concrets découlent de l'amélioration d'un code de conduite, en particulier pour une entreprise privée ?
Ty Francis MBE:
Les entreprises privées sous-estiment souvent la valeur stratégique d'un code moderne. Trois avantages me semblent particulièrement importants.
Le premier serait la réduction des risques et une meilleure prise de décision. Les employés s'appuient de plus en plus sur le code comme ressource. Seuls 49 % des employés au Japon déclarent avoir utilisé le code de conduite de leur entreprise comme ressource, contre 70 % des répondants à l'échelle mondiale. Cela souligne la nécessité pour les entreprises japonaises de positionner leurs codes comme des ressources utiles pour les employés et de leur expliquer pourquoi elles doivent le faire et comment elles peuvent facilement accéder au code. Un meilleur engagement signifie moins de surprises.
Le deuxième avantage est la confiance des investisseurs et des clients. Même les entreprises privées sont évaluées par les parties prenantes, les régulateurs et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Un code de haute qualité est un signe de maturité et de fiabilité.
Enfin, la cohésion culturelle et la cohérence opérationnelle. Les entreprises japonaises accordent une importance particulière à l'harmonie et à la clarté. Un code bien conçu devient un point de référence commun qui renforce la prise de décision dans toutes les unités commerciales.
Un code moderne est un atout commercial. Il favorise la performance, protège la marque et prépare l'entreprise à sa croissance future, voire à une introduction en bourse.
Question 4 - Dean Rogers:
Le Japon s'appuie souvent sur des règles de travail plutôt que sur des codes de conduite pour faire respecter la loi. Comment les entreprises japonaises peuvent-elles s'assurer que leurs codes sont utiles et ne sont pas purement symboliques ?
Réponse - Ty Francis MBE:
Il s'agit d'un défi courant. Au Japon, les règles de travail sont juridiquement contraignantes, de sorte que les employés considèrent souvent le code comme secondaire. La solution consiste à différencier les objectifs. Mais les règles de travail indiquent aux employés ce qu'ils doivent faire... un bon code explique pourquoi l'organisation agit comme elle le fait et comment exercer son jugement.
Le rapport 2025 sur le code de conduite montre que les fonctionnalités d'utilisation telles que les liens vers les politiques, les modèles de prise de décision et les ressources mises en avant dans le code ont toutes gagné en popularité. Ces fonctionnalités permettent au code de fonctionner comme un outil pratique plutôt que comme un document de conformité.
Je recommanderais de commencer modestement, avec peut-être trois approches qui, selon moi, fonctionneraient bien au Japon.
Utiliser des scénarios. L'utilisation de scénarios reste faible à l'échelle mondiale (30 %), mais c'est l'un des outils les plus efficaces pour les employés japonais, qui préfèrent les conseils basés sur le contexte. Ensuite, il faudrait intégrer le code dans les communications des managers. La communication des cadres intermédiaires est un point faible à l'échelle mondiale, seuls 53 % des employés de première ligne ayant entendu parler du code par leur manager. Améliorer l'engagement des managers est essentiel dans la culture hiérarchique japonaise.
Enfin, je recommanderais de lier le code à des objectifs et à des valeurs, plutôt qu'à des règles. Cela élève le code au rang de guide culturel, aidant les employés à naviguer dans des situations où les règles de travail seules ne fournissent pas de clarté.
Question 5 - Dean Rogers:
Au Japon, les conseils d'administration approuvent souvent le code, ce qui ralentit les mises à jour. Comment trouver le juste équilibre entre le besoin d'agilité et la gouvernance ?
Réponse - Ty Francis MBE:
La meilleure approche consiste à séparer la gouvernance du contenu de sa maintenance. Le conseil d'administration approuve les éléments fondamentaux : objectif, valeurs et engagements clés. La direction gère les éléments opérationnels : risques émergents, nouvelles lois, exemples actualisés et informations sur les ressources.
Les données mondiales pour 2025 montrent que 45 % des entreprises mettent désormais à jour leur code chaque année d'une manière ou d'une autre, qu'il s'agisse du message de leur PDG ou de l'ajout de nouvelles politiques telles que l'IA ou la mise à jour des lois sur les lanceurs d'alerte. Cette tendance est à la hausse car les risques évoluent plus rapidement que les cycles du conseil d'administration. Vous pouvez préserver l'intégrité de la gouvernance tout en agissant rapidement en adoptant cette approche.
Une structure de code modulaire comprenant des sections telles que l'IA, les risques liés aux données et les mécanismes de reporting peut être mise à jour régulièrement sans nouvelle approbation du conseil d'administration. Le conseil d'administration doit se contenter de superviser sans intervenir.
32 % des entreprises dans le monde utilisent désormais des codes numériques ou basés sur le web. Cela permet des mises à jour en temps réel tout en conservant la stabilité des principes fondamentaux. Certaines entreprises ont recours à une charte de gouvernance claire. Il s'agit généralement d'un document utilisé lorsque l'approbation du conseil d'administration est requise et qui permet à la direction de mettre à jour le contenu de manière indépendante.
Question 6 - Dean Rogers:
Comment les grandes entreprises intègrent-elles les domaines de conformité réglementaire (produits, ESG, commerce) à leurs programmes d'éthique et de culture ? Quels modèles de gouvernance permettent d'éviter le cloisonnement ?
Réponse - Ty Francis MBE:
Les organisations matures passent de programmes parallèles à une gouvernance intégrée fondée sur des valeurs communes. Les huit dimensions d'un code efficace offrent une structure unificatrice. Trois modèles fonctionnent particulièrement bien :
- Un comité directeur interfonctionnel chargé de l'éthique. Des représentants des services juridique, RH, ESG, produit, conformité, opérations et risques se réunissent régulièrement pour assurer la cohérence. Ce modèle garantit la cohérence des messages, des définitions communes et le partage des données.
- Un code de conduite unique pour l'entreprise. Au lieu de codes distincts pour la conformité des produits, l'ESG et le commerce, un code unifié définit les principes, auxquels s'ajoutent des politiques spécialisées.
- Hiérarchisation basée sur les données. Les entreprises leaders utilisent des analyses issues de la participation aux formations, des tendances des lignes d'assistance et de l'utilisation du code. Avec un nombre croissant d'organisations proposant des codes en ligne, les analyses deviennent essentielles pour gérer les risques de manière holistique.
Nous devons insister sur le fait que l'analyse des données ne sert pas seulement à mesurer l'activité, mais aussi à mesurer les résultats. La collecte de données « 100 % complètes » est désormais un enjeu crucial. C'est le strict minimum.
De plus, l'intégration n'est pas une question de consolidation, mais de cohérence. Lorsque les employés entendent une seule voix éthique au lieu de cinq, la conformité devient partie intégrante du fonctionnement de l'entreprise, et non une simple liste de contrôle supplémentaire.
Question 7 - Dean Rogers:
Que doivent garder à l'esprit les entreprises internationales lorsqu'elles alignent leur code sur des principes éthiques et des normes externes (par exemple, la RBA) sans créer de double standard ?
Réponse : Ty Francis MBE:
La clé est d'ancrer tout dans vos valeurs et votre objectif, puis d'aligner les cadres externes en fonction de ceux-ci.
Commencez par trois questions :
1. Quels engagements éthiques nous définissent, quelle que soit notre situation géographique ? Les valeurs transcendent les frontières. Elles doivent guider vos attentes partout.
2. Dans quels cas les normes externes complètent-elles nos engagements ? Les exigences de la RBA, des Principes directeurs des Nations Unies et des clients doivent renforcer vos valeurs, et non les remplacer.
3. Les employés peuvent-ils clairement voir comment les attentes externes correspondent à nos attentes internes ? Des tableaux comparatifs, des exemples de scénarios et des liens vers des politiques simplifiées permettent d'éviter les contradictions.
Le Code of Conduct Report souligne que l'orientation vers les objectifs et les valeurs est l'une des huit dimensions déterminantes de l'efficacité. Les codes qui partent des valeurs évitent le piège des attentes régionales incohérentes.
Quelques conseils pratiques. Utilisez un code mondial unique avec des annexes locales pour les variations juridiques. Évitez de renforcer les normes uniquement pour certaines régions ou certains fournisseurs. Expliquez le pourquoi lorsque vous introduisez des cadres externes afin que les employés comprennent le principe qui sous-tend la règle.
La cohérence renforce la confiance. Et la confiance renforce la culture éthique.
Question 8 - Dean Rogers:
Pourriez-vous partager quelques réflexions finales avec nos participants ?
Réponse - Ty Francis MBE:
Les codes de conduite modernes ne sont plus des documents statiques. Ce sont des outils pratiques qui aident les gens à prendre de meilleures décisions en temps réel. Le changement que nous observons à l'échelle mondiale est clair : les entreprises qui considèrent leur code comme un guide opérationnel, et non comme un manuel juridique, bénéficient d'un engagement plus fort, d'une meilleure culture et d'un nombre d'incidents réduit.
Merci à tous ceux qui se sont joints à nous à Tokyo et qui ont soumis des questions aussi pertinentes. Nous espérons que cette séance de questions-réponses approfondie vous servira de référence utile dans le cadre de l'évolution de vos programmes. Si vous souhaitez organiser une session de suivi avec Dean et son équipe, ils se feront un plaisir de poursuivre la conversation. J'ai hâte de vous revoir tous lors de mon prochain voyage au début de l'année prochaine.
